Verfahrensschreiben

Ein Verfahrensschreiben informiert die Kaufinteressenten über den Ablauf des Bieterverfahrens, die Fristen und die Anforderungen an die Angebote. So wissen alle Beteiligten, wie und bis wann sie ihre Gebote abgeben müssen. Üblich sind zwei Schreiben, eines je Verfahrensphase.

Das erste begleitet die Übersendung des Informationsmemorandums und legt fest, bis wann ein indikatives Angebot einzureichen ist, welche Angaben es enthalten muss, insbesondere Preisspanne, Bewertungsannahmen, Finanzierungsstruktur, Zustimmungserfordernisse und Zeitplan, und in welcher Form es zu übermitteln ist. Das zweite ergeht an die Bieter der zweiten Phase und regelt Zugang zum Datenraum, Ablauf der Managementpräsentationen und den Frage-Antwort-Prozess. Hinzu kommen die Anforderungen an das bindende Angebot, das regelmäßig eine markierte Fassung des Vertragsentwurfs, einen Finanzierungsnachweis und eine Bestätigung der internen Zustimmungen umfassen muss. Der Zweck ist doppelt: Vergleichbarkeit der Angebote und Kontrolle über den Prozess. Regelmäßig enthält das Schreiben deshalb den ausdrücklichen Vorbehalt, dass der Verkäufer nicht verpflichtet ist, das höchste oder überhaupt ein Angebot anzunehmen, den Prozess jederzeit ändern oder abbrechen kann und dass aus dem Schreiben keine Ansprüche hergeleitet werden können.

Für Bieter ist die genaue Beachtung der Vorgaben wichtig, weil formale Abweichungen den Ausschluss aus der nächsten Phase bedeuten können. Der Inhalt umfasst regelmäßig die Frist und das Format für die Abgabe des Angebots, die geforderten Angaben zu Preis, Finanzierung, Bedingungen und Zeitplan sowie die Ansprechpartner für Rückfragen. In der zweiten Runde werden zusätzlich der Umfang der weiteren Prüfung, der Zugang zum Datenraum, die Termine für Managementgespräche und die Erwartung an einen kommentierten Kaufvertragsentwurf geregelt.