Wie Search Fund JANUS ihr Deal Sourcing mit dealspec um mehr als 6x skalieren konnte

Author
Christopher Mezler
Sep 03, 2026
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JANUS Mittelstandsnachfolge ist ein von Felix Wolters gegründeter Search Fund, der ein KMU im Rahmen einer Nachfolgelösung übernehmen und weiterführen möchte. Um mit einem kleinen Team einen großen Markt abzudecken, wäre eine Skalierung des Sourcings nur auf Basis manueller Prozesse und zusätzlichem Personal möglich gewesen. dealspec baute daher eine effiziente Sourcing-Infrastruktur auf, automatisierte zentrale Schritte und befähigte das Team in Workshops dazu, die eigenen Workflows selbst weiterzuentwickeln. Seitdem hat es JANUS geschafft, sein Deal Sourcing & Outreach mehr als zu versechsfachen.

Status Quo: Ein kleines Team auf der Suche nach Zielunternehmen in einem großen Markt

Ein Search Fund muss zwei Dinge beherrschen. Er muss den Markt breit genug abdecken, um die wenigen Unternehmen zu identifizieren, die wirklich zu seinen Akquisitionskriterien passen. Gleichzeitig muss er die Eigentümer dieser Unternehmen auf eine persönliche und glaubwürdige Weise ansprechen, die zu einem Gespräch führt. Beide Anforderungen verursachen einen erheblichen Arbeitsaufwand, noch bevor das erste Gespräch mit einem Eigentümer stattfindet. Potenzielle Märkte und Branchen müssen bewertet, Unternehmen identifiziert, Finanz- und Gesellschafterinformationen zusammengetragen, Kontakte recherchiert und jede Gelegenheit anhand der Investitionskriterien des Search Funds geprüft werden. Sobald ein geeignetes Unternehmen identifiziert ist, muss das Team eine personalisierte Ansprache vorbereiten, die Kommunikation über E-Mail, LinkedIn und Briefe koordinieren und jedes Unternehmen während des gesamten Outreach-Prozesses nachverfolgen.

Für JANUS gab es drei operative Engpässe:

  1. Sourcing: Die Identifizierung relevanter Branchen und Unternehmen in einem großen und fragmentierten Markt erfordert umfangreiche Recherchen. Während JANUS seine Suche auf weitere Segmente ausweitet, steigt die Anzahl potenzieller Zielunternehmen und der damit verbundene Rechercheaufwand weiter an.
    ‍
  2. Anreicherung und Analyse: Gesellschafter-, Finanz- und Kontaktdaten müssen aus verschiedenen Quellen zusammengetragen und strukturiert konsolidiert werden. Dazu gehört die Identifizierung der relevanten Unternehmenseigentümer und deren Kontaktdaten. Branchen und einzelne Unternehmen müssen anschließend anhand der Akquisitionskriterien von JANUS bewertet werden, um zu bestimmen, welche Gelegenheiten eine genauere Betrachtung verdienen.
    ‍
  3. Outreach: Sobald ein relevantes Unternehmen und dessen Eigentümer identifiziert sind, muss das Team personalisierte Inhalte vorbereiten, die Kommunikation über E-Mail, LinkedIn und Briefe koordinieren sowie den Status jedes Unternehmens während des gesamten Outreach-Prozesses verwalten. Mit wachsender Unternehmensanzahl wird es immer anspruchsvoller, die Personalisierung beizubehalten und gleichzeitig die Outreach-Aktivitäten und Antworten organisiert zu halten.

JANUS verfügt über ein kleines Team, um diesen gesamten Prozess zu steuern. Felix’ Zeit ist am wertvollsten, wenn er direkt mit Unternehmenseigentümern spricht und potenzielle Akquisitionen bewertet. Die Recherche, Datenaufbereitung und Koordination hinter diesen Gesprächen können jedoch einen erheblichen Teil des Arbeitstages in Anspruch nehmen.

„Als Search Fund müssen wir beim Deal-Sourcing zwei Dinge kombinieren: eine breite Marktabdeckung und eine hochgradig zielgerichtete Ansprache der für uns wirklich relevanten Unternehmenseigentümer.“ (Felix Wolters, Managing Director bei JANUS)

Das Ziel: Steigerung der Sourcing-Kapazität und mehr Zeit für Eigentümergespräche

Von Anfang an wollte JANUS Mittelstandsnachfolge das Sourcing auf skalierbare Prozesse aufbauen. Das Ziel war es, die Marktabdeckung und den Sourcing-Durchsatz zu erhöhen, ohne das Team im gleichen Maße vergrößern zu müssen. Gleichzeitig wollte Felix weniger Zeit mit der Verwaltung von Daten und repetitiven Prozessschritten verbringen und mehr Zeit damit, Opportunitäten zu bewerten und mit Unternehmenseigentümern zu sprechen.

Das angestrebte Setup musste daher:

  1. Die Marktabdeckung erweitern: JANUS in die Lage versetzen, relevante Branchen und Unternehmen systematisch zu identifizieren, ohne den manuellen Rechercheaufwand im gleichen Maße zu erhöhen.
    ‍
  2. Strukturierung von Anreicherung und Bewertung: Finanz-, Gesellschafter- und Kontaktdaten in einem einheitlichen Format zusammenführen und Branchen sowie Unternehmen anhand der eigenen Akquisitionskriterien bewerten.
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  3. Personalisierte Ansprache skalieren: Personalisierte Kommunikation per E-Mail, LinkedIn und Brief unterstützen und dem Team gleichzeitig eine strukturierte Methode bieten, um Unternehmen, Aktivitäten und Antworten während des gesamten Akquiseprozesses zu verwalten.

Das bloße Hinzufügen von mehr Daten oder eines weiteren isolierten Tools hätte diese Ziele nicht erreicht. JANUS benötigte eine integrierte Infrastruktur, die Sourcing, Anreicherung, Bewertung und Ansprache auf Basis der eigenen Akquisitionskriterien miteinander verknüpft. Ziel war es, repetitive Aufgaben zu automatisieren und gleichzeitig das Urteilsvermögen sowie die persönliche Note zu bewahren, die für die Identifizierung geeigneter Gelegenheiten und den Aufbau von Beziehungen zu Unternehmensinhabern erforderlich sind.

Umsetzung: KI-gestützte Infrastruktur für Sourcing, Anreicherung, Scoring & Outreach, maßgeschneidert für Search Funds

Ein integrierter Stack für Sourcing und Anreicherung

dealspec konzipierte und implementierte einen Stack für Sourcing und Datenanreicherung, der auf die internen Prozesse und Akquisitionskriterien von JANUS zugeschnitten ist. Der Workflow beginnt bei Branchen, die bereits als potenziell relevant für die Suche identifiziert wurden. Innerhalb dieser vorgefilterten Branchen unterstützt die Infrastruktur die systematische Identifizierung von Unternehmen, die in das Akquisitionsprofil passen könnten. Für jedes Unternehmen beschafft und konsolidiert der Workflow relevante Finanz-, Gesellschafter- und Unternehmensdaten aus verschiedenen Quellen. Dies umfasst Informationen zu Unternehmensgröße, finanzieller Performance, Eigentümerstrukturen und den relevanten Ansprechpartnern. Durch die Zusammenführung dieser Datenpunkte entsteht ein strukturiertes Unternehmensprofil, anhand dessen das Team beurteilen kann, ob eine Gelegenheit eine nähere Betrachtung rechtfertigt.

Die Arbeit begann mit dem zugrunde liegenden Prozess: Welche Informationen werden in welcher Phase benötigt, wo können sie beschafft werden, wie sollten die verschiedenen Datenpunkte verknüpft werden und an welchen Stellen erfolgen manuelle Übergaben? Anschließend verband dealspec die entsprechenden Tools und Datenflüsse, implementierte die Workflows und testete diese gemeinsam mit JANUS.

Dieser prozessorientierte Ansatz war entscheidend, da der Wert der Infrastruktur von der Relevanz und Qualität der generierten Informationen abhängt. Anstatt große Mengen generischer Unternehmensdaten zu sammeln, konzentriert sich das Setup bei Recherche und Anreicherung auf vorgefilterte Branchen und wendet die Kriterien von JANUS konsequent auf die darin enthaltenen Unternehmen an. Die Workflows wurden anschließend basierend auf den Erfahrungen des Teams im täglichen Suchprozess weiter verfeinert.

„Das Besondere ist, dass dealspec nicht einfach nur einzelne Automatisierungen implementiert. Sie prüfen und optimieren zuerst den zugrunde liegenden Prozess und Datenfluss. Die Lösungen werden dann gemeinsam getestet und iterativ weiterentwickelt.“ (Felix Wolters, Managing Partner bei JANUS)

KI-Workflows basierend auf den Investitionskriterien von JANUS

Felix hatte bereits klare Vorstellungen von den Branchen und Unternehmen, die für seine Suche relevant sein könnten. dealspec übersetzte die Deal Evaluation Matrix und die Industry Scorecard von JANUS in KI-gestützte Workflows, die diese Kriterien konsistent auf eine deutlich größere Anzahl potenzieller Gelegenheiten anwenden können.

Die Workflows bewerten zunächst Branchen anhand der für JANUS relevanten Faktoren. Anschließend werden einzelne Unternehmen innerhalb der aussichtsreichsten Segmente evaluiert. Shareholder-, Finanz- und Kontaktdaten werden erfasst und verarbeitet, während Unternehmen und ihre Geschäftsmodelle anhand spezifischer Akquisitionskriterien analysiert werden. Dies verschafft dem Team eine strukturierte Entscheidungsgrundlage, welche Gelegenheiten eine genauere Betrachtung verdienen. Anstatt jede Bewertung bei Null zu beginnen, erhält JANUS aufbereitete Informationen, die vom Team geprüft, hinterfragt und ergänzt werden können.

Die Workflows unterstützen zudem den Übergang von der Analyse zum Outreach. Basierend auf den verfügbaren Unternehmens- und Eigentümerdaten helfen sie bei der Erstellung personalisierter Anspracheinhalte. dealspec ergänzte dies durch die Implementierung des vollständigen E-Mail-, LinkedIn- und Brief-Versandprozesses, wodurch JANUS alle Kanäle innerhalb des übergeordneten Sourcing-Workflows koordinieren kann. Das Ziel war nicht die Automatisierung der Beziehung zum Unternehmensinhaber. Es ging darum, die repetitiven Aufgaben vor Beginn dieser Beziehung zu reduzieren und dem Team mehr Kapazität für die Gespräche und Einschätzungen zu geben, die sich nicht automatisieren lassen.

Praxisnahe Workshops mit den eigenen Prozessen von JANUS

Technologie allein reicht nicht immer aus. Felix wollte auch, dass das Team von JANUS Mittelstandsnachfolge versteht, wie die Workflows funktionieren, wo sie angepasst werden können und welche weiteren Use Cases für AI & Automatisierung infrage kommen. Begleitend zur Implementierung führte dealspec daher mehrere Praxis-Workshops durch, darunter eine ganztägige Schulung vor Ort in Düsseldorf. Anstatt auf generische Beispiele zurückzugreifen, basierten die Workshops auf den tatsächlichen Prozessen, Daten und operativen Herausforderungen von JANUS.

Gemeinsam überprüften die Teams bestehende Workflows, klärten praktische Fragen und entwickelten weitere Automatisierungsideen, die direkt auf die Suche angewendet werden konnten. Dadurch wurde es möglich, das technische Setup mit der täglichen Arbeitsweise von JANUS zu verknüpfen. dealspec stand auch nach den Workshops für Rückfragen zur Verfügung und unterstützte die kontinuierliche Weiterentwicklung der einzelnen Workflows. So konnte das Team von JANUS schrittweise mehr Verantwortung für die eigene Infrastruktur übernehmen, anstatt bei jeder Anpassung auf externe Unterstützung angewiesen zu sein.

"Anstatt über KI und Automatisierung anhand allgemeiner theoretischer Beispiele zu diskutieren, haben wir direkt mit unseren eigenen Prozessen, Daten und spezifischen Herausforderungen gearbeitet. […] Das Ziel war es, unserem Team das Wissen und die Werkzeuge an die Hand zu geben, um viele der Automatisierungen selbst zu verstehen, weiterzuentwickeln und neue Anwendungsfälle zu identifizieren." (Felix Wolters, Managing Partner bei JANUS)

Ergebnisse: Mehr als 6x Sourcing & Outreach mit einem kleinen Team

JANUS bewältigt heute mehr als das Sechsfache des ursprünglichen Outreach-Volumens. Effizientere und klar strukturierte Prozesse ermöglichen es dem Team, diesen Anstieg zu bewältigen, ohne die Mitarbeiterzahl im gleichen Verhältnis zu erhöhen oder Abstriche bei der Qualität der Ansprache zu machen.

"Dies hat es uns ermöglicht, unsere bestehenden Prozesse deutlich effizienter und strukturierter zu gestalten und mit einem kleinen Team wesentlich mehr Outreach zu betreiben, ohne die Qualität unserer Ansprache zu gefährden. Konkret haben wir unser Outreach-Volumen auf mehr als das Sechsfache des ursprünglichen Niveaus gesteigert." (Felix Wolters, Managing Partner bei JANUS)

Die Infrastruktur analysiert außerdem jede Woche automatisiert mehrere hundert Unternehmen und Datensätze. Informationen, deren Recherche und Verarbeitung zuvor wiederholte manuelle Arbeit erforderte, durchlaufen heute konsistente Workflows. Dadurch verfügt das Team über eine breitere und zugleich strukturiertere Grundlage für die Beurteilung potenzieller Akquisitionsmöglichkeiten.

"Dies gibt uns die Infrastruktur, um einen hohen Sourcing-Durchsatz zu erzielen, ohne unsere Mitarbeiterzahl entsprechend skalieren zu müssen. Konkret analysieren wir nun wöchentlich automatisch mehrere hundert Unternehmen und Datensätze auf strukturierte Weise." (Felix Wolters, Managing Director bei JANUS)

Das gestiegene Volumen ist nur ein Teil des Ergebnisses. Durch die Verbindung der einzelnen Sourcing-Schritte hat JANUS zugleich einen klareren operativen Prozess geschaffen. Daten fließen konsistenter zwischen Recherche, Bewertung und Outreach, während sich das Team auf die relevantesten Opportunitäten und die Gespräche mit deren Eigentümern konzentrieren kann. Nach den Workshops kann das Team von Felix viele der Automatisierungen selbst verstehen, verfeinern und im Zuge der weiteren Suche neue Anwendungsfälle identifizieren. Routineaufgaben laufen zunehmend über die Infrastruktur, was Felix mehr Zeit für die Gespräche und Entscheidungen lässt, bei denen sein persönlicher Einsatz den größten Mehrwert schafft.

Was das für Search Funds bedeutet

Search Funds arbeiten typischerweise mit einem kleinen Team, müssen jedoch eine große Anzahl von Märkten und Unternehmen bewerten, bevor sie die richtige Akquisitionsmöglichkeit finden. Das macht die Sourcing-Kapazität zu einem zentralen Engpass: Eine größere Marktabdeckung führt in der Regel zu mehr Recherche-, Bewertungs- und Outreach-Aufwand. Eine integrierte Sourcing-Infrastruktur schafft hier Abhilfe und Effizienzgewinne. Durch die Verknüpfung von Unternehmensidentifikation, Datenanreicherung, Scoring und Ansprache können Search Funds mehr Gelegenheiten bearbeiten, ohne den manuellen Aufwand im gleichen Maße zu erhöhen. Gleichzeitig lassen sich Scoring und Ansprache weiterhin auf den individuellen Akquisitionskriterien des Searchers ausrichten, anstatt sich auf generische Filter zu verlassen.

dealspec entwickelt und implementiert diese Sourcing-Workflows maßgeschneidert auf Basis der Prozesse des jeweiligen Search Funds sowie Best Practices. Dazu können ein Sourcing- und Enrichment-Stack, ein KI-gestütztes Scoring anhand der eigenen Scorecards sowie ein koordinierter Outreach per E-Mail, LinkedIn und Brief gehören. Praxis-Workshops können dem Team helfen, die Infrastruktur besser zu verstehen, weiterzuentwickeln und zusätzliche Automatisierungspotenziale zu identifizieren.

Wenn du einen Search Fund starten oder deine bestehenden Sourcing-Prozesse optimieren möchtest, um mehr Zeit für Gespräche mit Unternehmensinhabern zu haben anstatt der Verwaltung von Software und Daten, unterstützen wir dich gerne dabei.

Was unsere Kunden über uns sagen

dealspec hat uns vor allem auf der technischen Seite unterstützt: Sie haben unseren Sourcing-Tech-Stack implementiert, an unsere internen Prozesse angepasst und die Skalierung unserer Deal-Sourcing-Aktivitäten ermöglicht. Besonders schätzen wir die saubere Integration der Tools und die pragmatische, skalierbare Umsetzung, durch die wir unser Outreach-Volumen auf mehr als das 6-fache steigern konnten.

Managing Partner @ JANUS Mittelstandsnachfolge
Felix Wolters

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Wie MIND seine M&A-Boutique mit dealspec launchen konnte und nun über die Website Leads gewinnt

September 21, 2026 • x mins

MIND berät Käufer und Verkäufer bei M&A-Transaktionen im Small- und Mid-Market. Für den Brand-Launch in Q3 2025 wurde ein gesamter Außenauftritt entwickelt: Logo, Slidemaster, Website und Branding-Assets. dealspec unterstützte beim Markenaufbau, konzipierte und entwickelte die Website sowie den Unternehmenswertrechner und übernahm die Suchmaschinenoptimierung sowie die laufende Beratung hinsichtlich Webseiten-Features und dessen Umsetzung. Seit dem Launch gehen regelmäßig M&A-Anfragen über die Website ein.

Status Quo: Eine neue M&A-Beratung vor dem Markteintritt

Im Juni 2025 bereitete sich MIND auf den Start seiner M&A-Boutique vor. Im M&A-Geschäft prüfen Unternehmensinhaber und Käufer genau, mit wem sie es zu tun haben, bevor sie ein Gespräch vereinbaren: über die Website, die zugesandten Unterlagen, soziale Medien und die Frage, ob das Gesamtbild stimmig ist. Ein Unternehmen, das neu startet, muss all dies auf einmal aus dem Boden stampfen. Es gibt keine bestehende Website, auf die man zurückgreifen kann, kein über Jahre gewachsenes Dokumentenarchiv und keine organisch aufgebaute Sichtbarkeit in Suchmaschinen. Für eine junge Beratungsfirma ist der Außenauftritt daher Teil der Grundausstattung, die vom ersten Tag an vollständig sein muss.

Das Ziel: Eine vollständige Marke zum Start und eine Website, die Leads generiert

MIND wollte zum Start alles bereit haben, was für den Außenauftritt nötig ist: ein Logo, einen Folienmaster für Pitches und Mandatsunterlagen, eine Website sowie alle Medien-Assets, die aufeinander abgestimmt sind. Darüber hinaus sollte die Website nicht nur informieren. Sie musste Unternehmensinhaber ansprechen, die einen Verkauf in Erwägung ziehen und ihnen einen konkreten Grund liefern, Kontakt aufzunehmen. Eine reine Image-Website beschreibt, was eine Firma tut; sie erzeugt jedoch nicht den Moment, in dem jemand den Entschluss fasst, sich zu melden. Marke, Website und Dokumente mussten daher parallel und unter Einhaltung einer gemeinsamen Deadline entwickelt werden, damit am Ende alles ineinandergreift.

Umsetzung: Branding, Folienmaster, Website, Bewertungsrechner, SEO

Marke, Slide Master & Assets

dealspec begann mit der Marke: dem Logo und der visuellen Identität. Daraus entwickelten wir eine Reihe von Illustrationen und Icons, die MIND eine eigene visuelle Sprache verleihen, statt auf Stock-Bilder zurückzugreifen. Aus dieser Identität leiteten wir einen Folienmaster mit über 75 Vorlagen ab, der alle Layouts abdeckt, die MIND für Pitch-Decks und Mandatsunterlagen benötigt. Die Ableitung aus der Markenidentität statt einer separaten Erstellung sorgt dafür, dass das Design im Arbeitsalltag Bestand hat: Mandatsunterlagen entstehen oft unter Zeitdruck, meist durch die am Deal beteiligten Personen. Ein Master, der bereits die Typografie, Farben, Icons und Layouts der Firma enthält, stellt sicher, dass das Ergebnis nach MIND aussieht, ohne dass man darüber nachdenken muss. Parallel dazu entstanden die Medien-Assets sowie Vorlagen für Formate, die eine Boutique regelmäßig veröffentlicht, darunter Deal-Tombstones.

Website & Bewertungsrechner

Parallel dazu konzipierten und entwickelten wir die Website, inklusive eines Unternehmensbewertungsrechners. Dieser gibt Unternehmensinhabern einen ersten Anhaltspunkt zum Wert ihrer Firma und stellt dabei den Kontakt zu MIND her. Die meisten Inhaber, die einen Verkauf erwägen, haben eine Frage, die vor allen anderen steht – und es ist nicht die Frage, welchen Berater sie wählen sollen. Es ist die Frage, was ihr Unternehmen wert ist. Der Rechner beantwortet diese Frage auf dem Niveau, das für eine erste Anfrage nötig ist: als Indikation statt als Gutachten. Damit liefert er dem Inhaber einen Grund, seine Kontaktdaten zu hinterlassen, an einem Punkt, an dem ein bloßes „Kontaktieren Sie uns“ eine zu hohe Hürde gewesen wäre. Für MIND bedeutet das, dass ein Gespräch mit einem konkreten Thema beginnt, statt mit einer leeren Nachricht.

Suchmaschinenoptimierung & branchenspezifische Landingpages

Die Suchmaschinenoptimierung wurde nicht als einmaliges Projekt zum Start angelegt, sondern als fortlaufende Aufgabe, die seitdem kontinuierlich weitergeführt wird. Rankings verändern sich, Wettbewerber publizieren neue Inhalte und das Suchverhalten von Inhabern wandelt sich. Eine zum Start erreichte Position ist keine Garantie für die Zukunft. Die Arbeit endete nicht mit dem Launch und lief fortan auf zwei Spuren. Die erste ist der technische Zustand der Website, den wir überwachen statt voraussetzen: MIND liegt derzeit bei einem Health Score von 97 von 100 und ihn dort zu halten, ist die Voraussetzung dafür, dass alles, was auf der Website veröffentlicht wird, überhaupt mitspielen kann. Defekte Links, langsame Seiten und Crawling-Fehler sammeln sich auf jeder Website, die aktiv wächst, unbemerkt an und kosten Rankings, die der Inhalt selbst bereits erarbeitet hat. Die zweite Spur ist der Inhalt. Wir haben 18 Artikel und 6 branchenspezifische Landingpages veröffentlicht, die die Suchanfragen von Unternehmern aus dem jeweiligen Segment bedienen. Ein Unternehmer, der nach Beratung zum Verkauf seines Unternehmens sucht, sucht selten allgemein, sondern mit seiner Branche im Suchbegriff. Eine allgemeine Startseite ist auf diese Suchanfrage eine schwache Antwort: Sie rankt schlechter und der Besucher muss selbst herausfinden, ob die Firma Erfahrung in seiner Branche hat. Eine Seite, die spezifisch für sein Segment geschrieben ist, erfüllt beide Anforderungen gleichzeitig und wir verbessern diese Rankings kontinuierlich.

Ergebnisse: Zum Start einsatzbereit, seitdem kontinuierlich neue Leads

MIND ging mit einem vollständigen Außenauftritt an den Markt. Nichts musste nachträglich ergänzt werden und nichts befand sich noch in Arbeit, während die ersten Gespräche geführt wurden. Die Website ist seitdem ein eigener Kanal, über den sich Unternehmer regelmäßig bei MIND melden, getragen von der laufenden Suchmaschinenoptimierung und den branchenspezifischen Landingpages, die in ihren Segmenten Sichtbarkeit aufgebaut haben. Heute rankt die Website für 221 Keywords in den Top 10 und für 154 in den Top 3, aufgebaut auf den 18 Artikeln und sechs branchenspezifischen Landingpages, die seit dem Launch veröffentlicht wurden. Positionen in der unteren Hälfte der ersten Seite führen selten zu einer Anfrage, weil sich die Klicks oben konzentrieren und genau dort liegen 154 der Rankings von MIND. Für ein Unternehmen, das im Juni 2025 noch keine Sichtbarkeit in Suchmaschinen hatte, ist das der Unterschied zwischen einer Website, die man Leuten schicken muss und einer, auf der Unternehmer von selbst landen. Die Zusammenarbeit hat sich seitdem ausgeweitet: Seit Dezember 2025 unterstützt dealspec MIND zusätzlich beim Deal Sourcing.

„Wir arbeiten bereits seit Juni 2025 mit dealspec zusammen und wurden dabei beim initialen Launch von MIND begleitet und seitdem fortlaufend unterstützt. [...] dealspec hat unsere Website und den Unternehmenswertrechner anhand unserer Vorgaben gestaltet und gebaut. Die Suchmaschinenoptimierung läuft seitdem kontinuierlich. Zum Launch hatten wir damit sofort eine fertige Außendarstellung und inzwischen melden sich darüber regelmäßig Leads bei uns." (Philipp Köppe, Managing Partner @ MIND)

Was das für M&A-Berater vor einem Launch bedeutet

Wer eine neue M&A-Boutique, ein Private-Equity-Unternehmen oder einen Search Fund gründet, benötigt stets dasselbe: Logo, Master-Folien, Website, Marketingmaterialien und Sichtbarkeit. Die Herausforderung besteht darin, all dies pünktlich zum Start fertig, konsistent und live zu haben, während die Gründer mit Mandaten, Kapitalbeschaffung und Personalfragen voll ausgelastet sind. Wir liefern das komplette Paket und kennen die Zielgruppe – die Unternehmensinhaber und Investoren, die genau darauf achten, wie sich ein M&A-Beratungshaus präsentiert. Mit einem Bewertungstool, branchenspezifischen Landingpages und kontinuierlicher SEO verwandeln wir die Website in einen Kanal, der aktiv Leads generiert.

Wenn ihr vor einem Launch oder Relaunch steht, freuen wir uns auf ein Gespräch und unterstützen gerne dabei.

Wie Search Fund JANUS ihr Deal Sourcing mit dealspec um mehr als 6x skalieren konnte

October 5, 2026 • x mins

JANUS Mittelstandsnachfolge ist ein von Felix Wolters gegründeter Search Fund, der ein KMU im Rahmen einer Nachfolgelösung übernehmen und weiterführen möchte. Um mit einem kleinen Team einen großen Markt abzudecken, wäre eine Skalierung des Sourcings nur auf Basis manueller Prozesse und zusätzlichem Personal möglich gewesen. dealspec baute daher eine effiziente Sourcing-Infrastruktur auf, automatisierte zentrale Schritte und befähigte das Team in Workshops dazu, die eigenen Workflows selbst weiterzuentwickeln. Seitdem hat es JANUS geschafft, sein Deal Sourcing & Outreach mehr als zu versechsfachen.

Status Quo: Ein kleines Team auf der Suche nach Zielunternehmen in einem großen Markt

Ein Search Fund muss zwei Dinge beherrschen. Er muss den Markt breit genug abdecken, um die wenigen Unternehmen zu identifizieren, die wirklich zu seinen Akquisitionskriterien passen. Gleichzeitig muss er die Eigentümer dieser Unternehmen auf eine persönliche und glaubwürdige Weise ansprechen, die zu einem Gespräch führt. Beide Anforderungen verursachen einen erheblichen Arbeitsaufwand, noch bevor das erste Gespräch mit einem Eigentümer stattfindet. Potenzielle Märkte und Branchen müssen bewertet, Unternehmen identifiziert, Finanz- und Gesellschafterinformationen zusammengetragen, Kontakte recherchiert und jede Gelegenheit anhand der Investitionskriterien des Search Funds geprüft werden. Sobald ein geeignetes Unternehmen identifiziert ist, muss das Team eine personalisierte Ansprache vorbereiten, die Kommunikation über E-Mail, LinkedIn und Briefe koordinieren und jedes Unternehmen während des gesamten Outreach-Prozesses nachverfolgen.

Für JANUS gab es drei operative Engpässe:

  1. Sourcing: Die Identifizierung relevanter Branchen und Unternehmen in einem großen und fragmentierten Markt erfordert umfangreiche Recherchen. Während JANUS seine Suche auf weitere Segmente ausweitet, steigt die Anzahl potenzieller Zielunternehmen und der damit verbundene Rechercheaufwand weiter an.
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  2. Anreicherung und Analyse: Gesellschafter-, Finanz- und Kontaktdaten müssen aus verschiedenen Quellen zusammengetragen und strukturiert konsolidiert werden. Dazu gehört die Identifizierung der relevanten Unternehmenseigentümer und deren Kontaktdaten. Branchen und einzelne Unternehmen müssen anschließend anhand der Akquisitionskriterien von JANUS bewertet werden, um zu bestimmen, welche Gelegenheiten eine genauere Betrachtung verdienen.
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  3. Outreach: Sobald ein relevantes Unternehmen und dessen Eigentümer identifiziert sind, muss das Team personalisierte Inhalte vorbereiten, die Kommunikation über E-Mail, LinkedIn und Briefe koordinieren sowie den Status jedes Unternehmens während des gesamten Outreach-Prozesses verwalten. Mit wachsender Unternehmensanzahl wird es immer anspruchsvoller, die Personalisierung beizubehalten und gleichzeitig die Outreach-Aktivitäten und Antworten organisiert zu halten.

JANUS verfügt über ein kleines Team, um diesen gesamten Prozess zu steuern. Felix’ Zeit ist am wertvollsten, wenn er direkt mit Unternehmenseigentümern spricht und potenzielle Akquisitionen bewertet. Die Recherche, Datenaufbereitung und Koordination hinter diesen Gesprächen können jedoch einen erheblichen Teil des Arbeitstages in Anspruch nehmen.

„Als Search Fund müssen wir beim Deal-Sourcing zwei Dinge kombinieren: eine breite Marktabdeckung und eine hochgradig zielgerichtete Ansprache der für uns wirklich relevanten Unternehmenseigentümer.“ (Felix Wolters, Managing Director bei JANUS)

Das Ziel: Steigerung der Sourcing-Kapazität und mehr Zeit für Eigentümergespräche

Von Anfang an wollte JANUS Mittelstandsnachfolge das Sourcing auf skalierbare Prozesse aufbauen. Das Ziel war es, die Marktabdeckung und den Sourcing-Durchsatz zu erhöhen, ohne das Team im gleichen Maße vergrößern zu müssen. Gleichzeitig wollte Felix weniger Zeit mit der Verwaltung von Daten und repetitiven Prozessschritten verbringen und mehr Zeit damit, Opportunitäten zu bewerten und mit Unternehmenseigentümern zu sprechen.

Das angestrebte Setup musste daher:

  1. Die Marktabdeckung erweitern: JANUS in die Lage versetzen, relevante Branchen und Unternehmen systematisch zu identifizieren, ohne den manuellen Rechercheaufwand im gleichen Maße zu erhöhen.
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  2. Strukturierung von Anreicherung und Bewertung: Finanz-, Gesellschafter- und Kontaktdaten in einem einheitlichen Format zusammenführen und Branchen sowie Unternehmen anhand der eigenen Akquisitionskriterien bewerten.
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  3. Personalisierte Ansprache skalieren: Personalisierte Kommunikation per E-Mail, LinkedIn und Brief unterstützen und dem Team gleichzeitig eine strukturierte Methode bieten, um Unternehmen, Aktivitäten und Antworten während des gesamten Akquiseprozesses zu verwalten.

Das bloße Hinzufügen von mehr Daten oder eines weiteren isolierten Tools hätte diese Ziele nicht erreicht. JANUS benötigte eine integrierte Infrastruktur, die Sourcing, Anreicherung, Bewertung und Ansprache auf Basis der eigenen Akquisitionskriterien miteinander verknüpft. Ziel war es, repetitive Aufgaben zu automatisieren und gleichzeitig das Urteilsvermögen sowie die persönliche Note zu bewahren, die für die Identifizierung geeigneter Gelegenheiten und den Aufbau von Beziehungen zu Unternehmensinhabern erforderlich sind.

Umsetzung: KI-gestützte Infrastruktur für Sourcing, Anreicherung, Scoring & Outreach, maßgeschneidert für Search Funds

Ein integrierter Stack für Sourcing und Anreicherung

dealspec konzipierte und implementierte einen Stack für Sourcing und Datenanreicherung, der auf die internen Prozesse und Akquisitionskriterien von JANUS zugeschnitten ist. Der Workflow beginnt bei Branchen, die bereits als potenziell relevant für die Suche identifiziert wurden. Innerhalb dieser vorgefilterten Branchen unterstützt die Infrastruktur die systematische Identifizierung von Unternehmen, die in das Akquisitionsprofil passen könnten. Für jedes Unternehmen beschafft und konsolidiert der Workflow relevante Finanz-, Gesellschafter- und Unternehmensdaten aus verschiedenen Quellen. Dies umfasst Informationen zu Unternehmensgröße, finanzieller Performance, Eigentümerstrukturen und den relevanten Ansprechpartnern. Durch die Zusammenführung dieser Datenpunkte entsteht ein strukturiertes Unternehmensprofil, anhand dessen das Team beurteilen kann, ob eine Gelegenheit eine nähere Betrachtung rechtfertigt.

Die Arbeit begann mit dem zugrunde liegenden Prozess: Welche Informationen werden in welcher Phase benötigt, wo können sie beschafft werden, wie sollten die verschiedenen Datenpunkte verknüpft werden und an welchen Stellen erfolgen manuelle Übergaben? Anschließend verband dealspec die entsprechenden Tools und Datenflüsse, implementierte die Workflows und testete diese gemeinsam mit JANUS.

Dieser prozessorientierte Ansatz war entscheidend, da der Wert der Infrastruktur von der Relevanz und Qualität der generierten Informationen abhängt. Anstatt große Mengen generischer Unternehmensdaten zu sammeln, konzentriert sich das Setup bei Recherche und Anreicherung auf vorgefilterte Branchen und wendet die Kriterien von JANUS konsequent auf die darin enthaltenen Unternehmen an. Die Workflows wurden anschließend basierend auf den Erfahrungen des Teams im täglichen Suchprozess weiter verfeinert.

„Das Besondere ist, dass dealspec nicht einfach nur einzelne Automatisierungen implementiert. Sie prüfen und optimieren zuerst den zugrunde liegenden Prozess und Datenfluss. Die Lösungen werden dann gemeinsam getestet und iterativ weiterentwickelt.“ (Felix Wolters, Managing Partner bei JANUS)

KI-Workflows basierend auf den Investitionskriterien von JANUS

Felix hatte bereits klare Vorstellungen von den Branchen und Unternehmen, die für seine Suche relevant sein könnten. dealspec übersetzte die Deal Evaluation Matrix und die Industry Scorecard von JANUS in KI-gestützte Workflows, die diese Kriterien konsistent auf eine deutlich größere Anzahl potenzieller Gelegenheiten anwenden können.

Die Workflows bewerten zunächst Branchen anhand der für JANUS relevanten Faktoren. Anschließend werden einzelne Unternehmen innerhalb der aussichtsreichsten Segmente evaluiert. Shareholder-, Finanz- und Kontaktdaten werden erfasst und verarbeitet, während Unternehmen und ihre Geschäftsmodelle anhand spezifischer Akquisitionskriterien analysiert werden. Dies verschafft dem Team eine strukturierte Entscheidungsgrundlage, welche Gelegenheiten eine genauere Betrachtung verdienen. Anstatt jede Bewertung bei Null zu beginnen, erhält JANUS aufbereitete Informationen, die vom Team geprüft, hinterfragt und ergänzt werden können.

Die Workflows unterstützen zudem den Übergang von der Analyse zum Outreach. Basierend auf den verfügbaren Unternehmens- und Eigentümerdaten helfen sie bei der Erstellung personalisierter Anspracheinhalte. dealspec ergänzte dies durch die Implementierung des vollständigen E-Mail-, LinkedIn- und Brief-Versandprozesses, wodurch JANUS alle Kanäle innerhalb des übergeordneten Sourcing-Workflows koordinieren kann. Das Ziel war nicht die Automatisierung der Beziehung zum Unternehmensinhaber. Es ging darum, die repetitiven Aufgaben vor Beginn dieser Beziehung zu reduzieren und dem Team mehr Kapazität für die Gespräche und Einschätzungen zu geben, die sich nicht automatisieren lassen.

Praxisnahe Workshops mit den eigenen Prozessen von JANUS

Technologie allein reicht nicht immer aus. Felix wollte auch, dass das Team von JANUS Mittelstandsnachfolge versteht, wie die Workflows funktionieren, wo sie angepasst werden können und welche weiteren Use Cases für AI & Automatisierung infrage kommen. Begleitend zur Implementierung führte dealspec daher mehrere Praxis-Workshops durch, darunter eine ganztägige Schulung vor Ort in Düsseldorf. Anstatt auf generische Beispiele zurückzugreifen, basierten die Workshops auf den tatsächlichen Prozessen, Daten und operativen Herausforderungen von JANUS.

Gemeinsam überprüften die Teams bestehende Workflows, klärten praktische Fragen und entwickelten weitere Automatisierungsideen, die direkt auf die Suche angewendet werden konnten. Dadurch wurde es möglich, das technische Setup mit der täglichen Arbeitsweise von JANUS zu verknüpfen. dealspec stand auch nach den Workshops für Rückfragen zur Verfügung und unterstützte die kontinuierliche Weiterentwicklung der einzelnen Workflows. So konnte das Team von JANUS schrittweise mehr Verantwortung für die eigene Infrastruktur übernehmen, anstatt bei jeder Anpassung auf externe Unterstützung angewiesen zu sein.

"Anstatt über KI und Automatisierung anhand allgemeiner theoretischer Beispiele zu diskutieren, haben wir direkt mit unseren eigenen Prozessen, Daten und spezifischen Herausforderungen gearbeitet. […] Das Ziel war es, unserem Team das Wissen und die Werkzeuge an die Hand zu geben, um viele der Automatisierungen selbst zu verstehen, weiterzuentwickeln und neue Anwendungsfälle zu identifizieren." (Felix Wolters, Managing Partner bei JANUS)

Ergebnisse: Mehr als 6x Sourcing & Outreach mit einem kleinen Team

JANUS bewältigt heute mehr als das Sechsfache des ursprünglichen Outreach-Volumens. Effizientere und klar strukturierte Prozesse ermöglichen es dem Team, diesen Anstieg zu bewältigen, ohne die Mitarbeiterzahl im gleichen Verhältnis zu erhöhen oder Abstriche bei der Qualität der Ansprache zu machen.

"Dies hat es uns ermöglicht, unsere bestehenden Prozesse deutlich effizienter und strukturierter zu gestalten und mit einem kleinen Team wesentlich mehr Outreach zu betreiben, ohne die Qualität unserer Ansprache zu gefährden. Konkret haben wir unser Outreach-Volumen auf mehr als das Sechsfache des ursprünglichen Niveaus gesteigert." (Felix Wolters, Managing Partner bei JANUS)

Die Infrastruktur analysiert außerdem jede Woche automatisiert mehrere hundert Unternehmen und Datensätze. Informationen, deren Recherche und Verarbeitung zuvor wiederholte manuelle Arbeit erforderte, durchlaufen heute konsistente Workflows. Dadurch verfügt das Team über eine breitere und zugleich strukturiertere Grundlage für die Beurteilung potenzieller Akquisitionsmöglichkeiten.

"Dies gibt uns die Infrastruktur, um einen hohen Sourcing-Durchsatz zu erzielen, ohne unsere Mitarbeiterzahl entsprechend skalieren zu müssen. Konkret analysieren wir nun wöchentlich automatisch mehrere hundert Unternehmen und Datensätze auf strukturierte Weise." (Felix Wolters, Managing Director bei JANUS)

Das gestiegene Volumen ist nur ein Teil des Ergebnisses. Durch die Verbindung der einzelnen Sourcing-Schritte hat JANUS zugleich einen klareren operativen Prozess geschaffen. Daten fließen konsistenter zwischen Recherche, Bewertung und Outreach, während sich das Team auf die relevantesten Opportunitäten und die Gespräche mit deren Eigentümern konzentrieren kann. Nach den Workshops kann das Team von Felix viele der Automatisierungen selbst verstehen, verfeinern und im Zuge der weiteren Suche neue Anwendungsfälle identifizieren. Routineaufgaben laufen zunehmend über die Infrastruktur, was Felix mehr Zeit für die Gespräche und Entscheidungen lässt, bei denen sein persönlicher Einsatz den größten Mehrwert schafft.

Was das für Search Funds bedeutet

Search Funds arbeiten typischerweise mit einem kleinen Team, müssen jedoch eine große Anzahl von Märkten und Unternehmen bewerten, bevor sie die richtige Akquisitionsmöglichkeit finden. Das macht die Sourcing-Kapazität zu einem zentralen Engpass: Eine größere Marktabdeckung führt in der Regel zu mehr Recherche-, Bewertungs- und Outreach-Aufwand. Eine integrierte Sourcing-Infrastruktur schafft hier Abhilfe und Effizienzgewinne. Durch die Verknüpfung von Unternehmensidentifikation, Datenanreicherung, Scoring und Ansprache können Search Funds mehr Gelegenheiten bearbeiten, ohne den manuellen Aufwand im gleichen Maße zu erhöhen. Gleichzeitig lassen sich Scoring und Ansprache weiterhin auf den individuellen Akquisitionskriterien des Searchers ausrichten, anstatt sich auf generische Filter zu verlassen.

dealspec entwickelt und implementiert diese Sourcing-Workflows maßgeschneidert auf Basis der Prozesse des jeweiligen Search Funds sowie Best Practices. Dazu können ein Sourcing- und Enrichment-Stack, ein KI-gestütztes Scoring anhand der eigenen Scorecards sowie ein koordinierter Outreach per E-Mail, LinkedIn und Brief gehören. Praxis-Workshops können dem Team helfen, die Infrastruktur besser zu verstehen, weiterzuentwickeln und zusätzliche Automatisierungspotenziale zu identifizieren.

Wenn du einen Search Fund starten oder deine bestehenden Sourcing-Prozesse optimieren möchtest, um mehr Zeit für Gespräche mit Unternehmensinhabern zu haben anstatt der Verwaltung von Software und Daten, unterstützen wir dich gerne dabei.
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